Box Arsip tempat Penyimpanan Arsip yang Fleksibel

Kardus Arsip adalah solusi bagi Anda yang bekerja di kantor dan berurusan dengan banyak berkas atau dokumen cetak pasti membutuhkan tempat penyimpanan untuk menyimpan dokumen-dokumen tersebut. Tempat penyimpanan ini harus digunakan untuk membuat dokumen yang disimpan bisa awet dan tahan lama. Oleh karena itu, dalam memilih box arsip atau kotak penyimpanan dokumen dan berkas ini harus memperhatikan beberapa aspek pertimbangan.

1.Apa Itu Box Arsip?

Bagi Anda yang terbiasa bekerja dengan arsip, dokumen dan berkas-berkas mungkin sudah tidak asing dengan perangkat penyimpanan satu ini. Namun, banyak juga yang belum mengetahui apa itu box atau kotak arsip ini. Seperti namanya, box arsip adalah perangkat penyimpanan berbentuk kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip atau dokumen-dokumen. Dokumen atau berkas yang disimpan ini termasuk dalam kategori arsip atau dalam kategori dokumennya sudah bersifat in-aktif.

Box arsip ini biasanya terbuat dari bahan yang bervariasi, namun umumnya terbuat dari bahan kardus khusus atau kertas khusus. Hal ini bertujuan untuk membuat dokumen-dokumen yang notabene in-aktif tersebut bisa lebih aman, tidak mudah rusak dan pastinya agar lebih mudah dicari ketika dibutuhkan. Dengan adanya box untuk arsip inilah yang nantinya akan semakin memudahkan ketika akan menyimpan arsip ke dalam lemari arsip. Perangkat penyimpanan ini sifatnya sangat penting karena tidak hanya memudahkan penyimpanan, juga akan memudahkan proses pencarian kembali ketika nantinya dokumen tersebut dibutuhkan kembali.

2.Fungsi Box Arsip?

Sebagai perangkat penyimpanan yang bersifat penting, box arsip ini tentu saja memiliki fungsi tersendiri. Karena fungsinya inilah setidaknya Anda yang bekerja di kantor atau bekerja dan berurusan dengan dokumen dan arsip-arsip setidaknya harus memiliki perangkat penyimpanan ini. Lantas apa saja fungsi dari kotak penyimpanan berkas dan arsip ini? Berikut adalah beberapa diantaranya.

1. Menyimpan Arsip-Arsip yang Bersifat In-Aktif

Kotak penyimpanan arsip dari kardus atau kardus arsip ini adalah perangkat yang fungsi utamanya adalah untuk menyimpan dokumen maupun arsip yang bersifat in-aktif. Maksudnya, dokumen atau arsip yang mana frekuensi penggunaannya dalam rangka kegiatan administrasi sudah mulai menurun. Artinya dokumen tersebut masih dibutuhkan, namun tidak dibutuhkan dalam frekuensi sesering sebelumnya.

2. Memudahkan dan Mempercepat Proses Pencarian

Fungsi selanjutnya yang bisa Anda dapatkan dengan penggunaan box penyimpanan arsip dari bahan kardus atau kardus arsip ini adalah untuk memudahkan proses penyimpan dan pencarian. Dengan menggunakan kotak penyimpanan ini, Anda bisa mengelompokkan dokumen-dokumen atau arsip berdasarkan kategori tertentu. Dengan begitu akan semakin memudahkan saat menyimpan.

Cara ini tidak hanya akan memudahkan dalam proses menyimpan saja, namun ketika dokumen atau berkas tersebut dibutuhkan kembali juga akan memudahkan serta mempercepat pencarian arsip atau dokumen tersebut.

3. Menghemat Ruang Penyimpanan dan Membuatnya Tampak Rapi

Penggunaan kotak penyimpanan arsip atau kardus arsip ini banyak dipilih karena dengan menggunakan kotak penyimpanan ini akan menghemat ruang penyimpanan Anda. Kotak penyimpanan ini akan membuat arsip yang Anda simpan jadi tertata lebih rapi. Apabila setiap arsip dan dokumen tersimpan lebih rapi pastinya juga akan menghemat ruang penyimpanan Anda.

4. Menghindarkan Arsip dari Kerusakan

Fungsi selanjutnya yang akan Anda dapatkan jika menggunakan kotak penyimpanan dari bahan dasar kardus khusus atau kardus arsip ini adalah dokumen dan arsip yang Anda simpan akan terjamin. Jika Anda masukkan ke dalam kotak penyimpanan ini dokumen dan arsip Anda tidak akan cepat rusak karena terkena debu atau hal lain yang bisa merusak dokumen tersebut. Karena itulah Jika Anda ingin menjaga arsip tetap awet dan tahan lama, maka gunakan kotak penyimpanan ini.

3.Jenis Bahan Box Arsip

Berdasarkan kegunaan dan fungsi seperti yang dijelaskan sebelumnya, bisa disimpulkan jika box arsip ini memberikan fungsi yang sangat penting untuk penyimpanan dokumen, maka dibutuhkan spesifikasi khusus dalam pembuatan kotak penyimpanan dokumen ini. Spesifikasi untuk membuta kotak penyimpanan arsip ini bahkan sudah masuk dalam standar nasional Indonesia. Meskipun terbuat dari bahan kertas kardus, namun kertas yang digunakan juga merupakan kertas khusus dengan spesifikasi tertentu pula. Bahan utama yang digunakan dalam pembuatan kotak penyimpanan tersebut adalah kertas karton berjenis karton gelombang.

Kertas karton gelombang ini adalah jenis kertas karton khusus yang terbuat dari lapisan-lapisan kertas medium yang bergelombang. Selain menggunakan kertas bergelombang, dalam pembuatan kotak penyimpanan artis ini kertas yang digunakan juga dilengkapi dengan kertas penyekat yang terbuat dari kertas liner. Kertas liner ini tidak hanya digunakan untuk bahan penyekat saja, namun juga digunakan sebagai bahan pelapis bagian luarnya. Semua bahan pembuat dan pelapisan kertas yang digunakan untuk kotak penyimpanan arsip ini juga sudah diatur dan harus sesuai dengan Standar Nasional Indonesia (SNI). Tak hanya bentuk dan bahan dasar pembuatnya saja yang sudah diatur, keadaan lembaran kertas untuk kardus arsip ini juga sudah diatur, yakni lembaran kertas harus dalam keadaan rata, tidak kisut, tidak berlubang serta tentu saja tidak dalam keadaan kotor.

Single Wall:

Bahan ini digunakan untuk box arsip yang biasanya berukuran kecil dan sedang . Dapat menampung arsip yang memiliki kategori berat ringan sampai sedang.

Double Wall:

Bahan ini digunakan untuk box arsip yang biasanya berukuran besar dan menampung banyak arsip, bahan ini lebih kuat dan kokoh.

Secara lebih detail, jenis kertas karton gelombang yang digunakan untuk kardus arsip ini terdiri dari 3 lapisan kertas yang terdiri dari kertas kraft (k150), kertas medium (M150) dan terakhir adalah kertas kraft (K150). Sebagai informasi tambahan, simbol yang digunakan tersebut menunjukkan berat gramatur dari kertas serta ketebalan masing-masing jenis kertas. Masing-masing jenis bahan kertas yang digunakan ini juga terbuat dari bahan yang berbeda-beda. Seperti misalnya untuk kertas kraft, terbuat dari bahan dasar serat kayu yang keras seperti kayu pinus. Sedangkan untuk kertas medium, bahan yang digunakan untuk membuat jenis kertas ini adalah flute (bubur serbuk kayu yang lunak)

4.Ukuran Box Arsip Pada Umumnya

Setelah mengetahui jenis bahan yang digunakan untuk membuat kardus arsip ini, Anda juga harus mengetahui ukuran kotak penyimpanan dokumen ini yang umumnya dijumpai di pasaran. Umumnya, ukuran kotak penyimpanan yang digunakan secara umum ada dua ukuran, yaitu kotak penyimpanan berukuran besar dan kotak penyimpanan berukuran kecil. Masing-masing memiliki dimensi ukuran yang berbeda-beda. Dengan mengetahui ukuran kotak penyimpanan arsip ini, maka

Anda bisa memilih ukurannya sesuai kebutuhan Anda.

1. Box Arsip Kecil

Ukuran pertama adalah box arsip berukuran kecil. Untuk kotak penyimpanan arsip berukuran kecil ini memiliki spesifikasi dimensi dengan panjang 37 cm, tingginya adalah 27 cm sedangkan lebar atau ketebalan kotak penyimpanannya adalah 9 cm. Sedangkan untuk kotak penyimpanan yang berukuran besar memiliki dimensi yang berbeda dari segi lebar atau ketebalannya saja.

2. Box Arsip Besar

Kotak penyimpanan arsip atau kardus arsip yang berukuran besar ini memilik dimensi panjang dan tinggi yang sama dengan kotak penyimpanan yang berukuran kecil, yaitu memiliki panjang 37 cm dan tinggi 27 cm. Yang membedakan kotak penyimpanan berukuran kecil dan besar adalah pada aspek lebar atau ketebalan kotaknya. Jika kotak penyimpanan yang berukuran kecil memiliki lebar atau ketebalan 9 cm, maka kotak yang berukuran besar ini memiliki ketebalan 19 cm.

5.Kualitas Bahan Kotak Arsip

Melihat kegunaan atau fungsinya yang sangat penting untuk kebutuhan penyimpanan dokumen dan arsip, kualitas bahan yang digunakan untuk membuat box arsip ini juga harus dipertimbangkan. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, tidak semua bahan kertas bisa digunakan untuk membuat kotak penyimpanan arsip ini. Sudah dijelaskan sebelumnya bahan apa saja yang digunakan untuk membuat kotak penyimpanan arsip ini. Setiap bahan ini dipertimbangkan untuk menjaga kualitas kotak penyimpanan arsip nantinya. Bahan yang digunakan untuk membuatnya sudah pasti menggunakan bahan berkualitas terbaik. Bahan kertas berkualitas terbaik yang digunakan tersebut harus memiliki spesifikasi dan karakteristik seperti di bawah ini.

1. Kualitas Bahan Dasar Pembuat Kertas

Sudah dijelaskan sebelumnya jika kardus arsip yang digunakan untuk menyimpan dokumen atau arsip ini terbuat dari bahan khusus yaitu kertas berjenis karton gelombang. Karton gelombang ini adalah jenis kertas yang terbuat dari beberapa lapis kertas, diantaranya adalah kertas medium dan kertas kraft. Penyusun kertas gelombang ini terbuat dari bahan dasar pembuatan kertas berkualitas tinggi. Untuk kertas kraft, bahan yang digunakan adalah serat kayu keras. Tujuannya adalah agar box penyimpanan arsip ini nantinya bisa kuat dan tidak mudah robek karena digunakan untuk memuat dokumen dan arsip dalam jumlah yang banyak.

Lapisan kertas selanjutnya adalah lapisan kertas medium yang terbuat dari bahan dasar bubur serbuk kayu yang sifatnya lunak. Penggunaan bahan ini memungkinkan kertas bisa dilipat dan dibentuk menjadi kotak penyimpanan.

2. Ketebalan Kertas

Selain bahan dasar pembuatnya, ketebalan jenis kertas yang digunakan juga mempengaruhi kualitas bahan box arsip ini. Kembali lagi pada tujuan dan fungsi utama dari kotak ini, yaitu untuk penyimpanan arsip dan dokumen dalam jumlah yang tentunya tidak sedikit, maka dibutuhkan kertas dengan ketebalan tertentu yang memenuhi standar yang sudah ditentukan. Dalam hal ini, ketebalan kertas dengan kualitas terbaik yang digunakan untuk membuat kotak penyimpanan berkas ini adalah kertas dengan gramatur yang cukup besar, diantaranya adalah K150 untuk jenis bahan kraft dan gramatur M125 untuk jenis kertas medium tetapi jika dirasa masih kurang kokoh dapat menggunakan kertas kraft 200 dan kertas medium 150.

Kualitas gramatur arsip pada umumnya:

Kraft: 125k,150k,200k,275k.

Medium: 112m,125m,150m.

6.Bentuk Kardus Arsip

Kualitas bahan yang digunakan untuk membuat kardus arsip ini tidak hanya dari segi ketebalan dan jenis kertasnya saja. Ada faktor lain yang mempengaruhi kualitas kotak penyimpanan ini. Faktor tersebut adalah bentuk atau desainnya. Menggunakan bahan berkualitas terbaik tidak akan membuat kotak penyimpanan ini lantas berkualitas pula. Untuk mendapatkan kualitas kotak penyimpanan terbaik tersebut, dibutuhkan pula desain yang mendukung agar penggunaan bahan tersebut semakin maksimal.

Kotak penyimpanan atau box arsip ini berbentuk persegi panjang 3 dimensi. Agar dokumen yang disimpan tetap aman dan tidak rusak, terdapat toleransi ruang sebesar kurang lebih 1 cm di dalamnya. Selain itu, pembuatan kardus penyimpanan ini diberikan pula lubang ventilasi di bagian depan dan belakangnya dengan diameter masing-masing 2,5mm untuk box kecil dan 3cm untuk box kecil. Dengan desain seperti ini akan menjamin dokumen di dalamnya tetap mendapat sirkulasi udara yang cukup sehingga tidak membuatnya jadi lembab.

Dokumen yang sifatnya penting harus disimpan dengan rapi dan tepat agar dokumen bisa tetap awet, tidak rusak serta ketika dibutuhkan lagi Anda bisa mencarinya dengan mudah. Salah satunya adalah dengan memanfaatkan perangkat penyimpanan berupa box arsip yang terbuat dari bahan khusus dan berkualitas. Penjelasan di atas bisa memberikan Anda referensi lebih sebelum menggunakan perangkat ini untuk menyimpan dokumen dan arsip Anda.

Untuk melihat berbagai macam model dan bentuk box arsip dapat dilihat di halaman ini.

7.Perhitungan harga kardus arsip

Harga dari  setiap box arsip pun berbeda dan pada dasarnya harga kardus arsip terdiri dari 3 komponen utama yaitu:

1.Bentuk Box

Terdapat berbagai macam bentuk kotak arsip dan tentu bentuk sangat mempengaruhi harga. 

2.Gramatur Box/Kualitas kertas

Jika kotak arsip ingin memiliki kualitas yang baik tentu dianjurkan memakai kualitas kertas yang lebih baik dalam hal ini grammatur kertas mempengaruhi ketahanan dari kotak arsip tersebut.

3.Printing pada box

Semakin banyak warna atau kerumitan dari desain printing tentu memiliki harga yang lebih mahal daripada yang bewarna lebih sederhana.

Untuk memesan dan mengetahui perhitungan harga box arsip dapat lebih lanjut menghubungi kami di halaman ini.

Referensi: https://en.wikipedia.org/wiki/Corrugated_box_design